Тендер - это торги для поиска поставщика товара или услуги. В российском законодательстве нет термина «тендер», его называют «конкурентным способом определения поставщиков». Тендеры стали неотъемлемой частью закупочной деятельности в гостиничном бизнесе. Они позволяют отельерам выстраивать прозрачную систему закупок, находить надёжных поставщиков и оптимизировать расходы. Для компаний‑поставщиков участие в тендерах открывает двери к долгосрочному сотрудничеству с гостиничным сегментом - рынку с устойчивым спросом и четкими потребностями. Через тендеры гостиницы решают широкий круг задач: от регулярной закупки расходных материалов до капитального ремонта и внедрения высокотехнологичных систем управления. Такой подход минимизирует риски работы с недобросовестными подрядчиками и обеспечивает стабильное качество сервиса, что особенно важно в конкурентной среде гостиничного бизнеса.
Виды тендеров в гостиничной сфере
В гостиничном бизнесе встречаются разные типы тендеров — их выбор зависит от того, кто выступает заказчиком и по каким правилам он обязан проводить закупки.
Если гостиница принадлежит государству или получает бюджетное финансирование, она проводит государственные и муниципальные закупки. Эти процедуры строго регулируются Федеральным законом № 44‑ФЗ. В рамках таких тендеров закупают:
мебель и текстиль;
продукты питания;
услуги по ремонту и обслуживанию зданий;
IT‑решения для управления отелем.
Для участия в таких тендерах нужно соблюдать жесткие требования: подготовить объемный пакет документов, предоставить обеспечение заявки и следовать публичным процедурам на электронных площадках.
Крупные гостиничные сети и корпоративные отели чаще проводят корпоративные тендеры. Они действуют в рамках Федерального закона № 223‑ФЗ либо руководствуются собственными внутренними регламентами. Здесь в фокусе — долгосрочные контракты:
на поставку расходных материалов (косметические наборы, бельё, посуда);
на аутсорсинг ключевых услуг (уборка, охрана, организация питания);
на сервисное обслуживание оборудования и инфраструктуры.
В отличие от государственных закупок, корпоративные тендеры дают больше пространства для диалога: заказчик может обсуждать условия, уточнять технические детали и рассматривать нестандартные предложения.
Небольшие частные отели и мини‑гостиницы обычно запускают коммерческие тендеры. Как правило, они касаются разовых нужд:
покупка климатического оборудования, телевизоров, сантехники;
проведение ремонтных работ;
заказ маркетинговых услуг (фотосъемка, продвижение, дизайн).
Здесь критерии отбора проще, а процедура - менее формализованная. Решающую роль часто играют цена предложения и репутация поставщика: отельеру важно быстро закрыть потребность с минимальными рисками.
Кроме того, тендеры делят на открытые и закрытые - по принципу доступа к участию.
Открытые тендеры публикуют на общедоступных электронных площадках. К ним может присоединиться любой заинтересованный поставщик, соответствующий базовым требованиям. Это самый распространённый формат, обеспечивающий широкую конкуренцию.
Закрытые тендеры работают иначе: заказчик сам отбирает круг потенциальных участников и рассылает им приглашения. Такой подход характерен для премиум‑отелей и некоторых государственных закупок, где критично важны:
высокий уровень доверия к исполнителю;
соблюдение особых требований безопасности;
гарантия качества и сроков исполнения.
Как проходит тендерная процедура
Процесс закупки через тендер выстраивается по чёткой схеме, где каждый этап имеет свои особенности и требования.
На первом этапе заказчик публикует извещение о проведении тендера. В нем указываются предмет закупки, начальная максимальная цена контракта, сроки подачи заявок и перечень требований к участникам. Документ размещается на электронной площадке или официальном сайте заказчика.
Следующий шаг — подача заявок поставщиками. Участники готовят пакет документов, включающий выписку из ЕГРЮЛ, декларации о соответствии требованиям, коммерческие предложения и, если это предусмотрено условиями, банковские гарантии. Важно соблюсти все формальности: даже незначительная ошибка или отсутствие одного из требуемых документов может стать причиной отклонения заявки.
После завершения приёма заявок комиссия заказчика приступает к оценке предложений. Критерии отбора прописываются в тендерной документации и обычно включают цену, сроки поставки, опыт исполнителя и наличие сертификатов качества. На этом этапе решающее значение имеет четкость и полнота предоставленной информации: чем убедительнее поставщик аргументирует свою компетентность и выгодность предложения, тем выше его шансы на успех.
Финальный этап — заключение контракта с победителем. Договор подписывается на условиях, зафиксированных в тендерной документации. Любое существенное отклонение от оговоренных параметров может повлечь штрафные санкции или включение в реестр недобросовестных поставщиков, поэтому важно еще на стадии подготовки тщательно изучить все требования и обязательства.
Также существует необязательный этап — переторжка. В ряде процедур заказчик предлагает участникам улучшить свои предложения: снизить цену или уточнить условия. Это позволяет выявить наиболее выгодное предложение при сохранении качества. Переторжка может проводиться в очной форме (на площадке) или заочно (через электронные системы).
Где искать тендеры для гостиниц
Для эффективного поиска актуальных закупок необходимо ориентироваться в ключевых площадках и источниках информации.
Государственные закупки публикуются в Единой информационной системе (zakupki.gov.ru), а также на крупных электронных торговых площадках — РТС‑тендер, Сбербанк‑АСТ (которая работает и с коммерческими тендерами), Контур.Закупки. Здесь сосредоточены тендеры для государственных и муниципальных гостиниц, а также проекты с бюджетным финансированием.
Корпоративные закупки размещаются на специализированных коммерческих агрегаторах, таких как B2B‑Center и «Фабрикант», а также на официальных сайтах гостиничных сетей. Эти ресурсы позволяют отслеживать долгосрочные контракты и стратегические партнёрства в гостиничном сегменте.
Локальные тендеры можно найти на региональных порталах, сайтах муниципалитетов и в отраслевых СМИ. Они особенно актуальны для небольших отелей и гостиниц, ориентированных на местный рынок.
Как повысить шансы на победу
Успех в тендерах зависит от системной подготовки и внимания к деталям. Прежде всего, необходимо тщательно проверить комплектность и актуальность документов: выписки, лицензии, сертификаты должны быть свежими и соответствовать требованиям технического задания. Ошибки в расчетах стоимости или неполное оформление заявки — частые причины отклонения предложений.
Конкурентное ценообразование требует глубокого анализа рынка. Полезно изучить предложения других поставщиков и определить оптимальную маржу, которая позволит выиграть тендер и сохранить рентабельность. Иногда целесообразно снизить наценку ради входа на новый рынок или закрепления позиции среди ключевых клиентов.
Демонстрация экспертизы и опыта усиливает доверие заказчика. В заявку стоит включить кейсы с аналогичными объектами, отзывы довольных клиентов и сертификаты качества. Если тендер предполагает поставку оборудования или выполнение работ, полезно предоставить образцы или тестовые партии для проверки характеристик.
Соблюдение сроков подачи — обязательное условие участия. Рекомендуется отправлять заявки заранее, чтобы избежать технических сбоев и непредвиденных задержек.
Наконец, открытая коммуникация с заказчиком повышает шансы на успех. Через официальные запросы можно уточнить неясные моменты технического задания, продемонстрировать заинтересованность и профессионализм. Такой диалог нередко помогает скорректировать предложение под реальные потребности клиента и выделиться среди конкурентов.
Особенности закупок по ключевым категориям
При подготовке к тендерам важно учитывать специфику отдельных категорий закупок, поскольку каждая из них предъявляет свои требования к поставщикам и продукции.
Закупка мебели и интерьерных решений ориентирована на устойчивость к интенсивной эксплуатации, соответствие дизайн‑проекту и экологичность материалов. Поставщикам необходимо предоставить образцы и сертификаты пожарной безопасности, подтверждающие соответствие продукции отраслевым стандартам.
При поставках текстиля и расходных материалов ключевыми критериями становятся износостойкость (количество допустимых стирок), гипоаллергенность и соблюдение единого цветового стандарта. Заказчики часто запрашивают тестовые партии, чтобы оценить качество и долговечность изделий в реальных условиях эксплуатации.
Техническое оборудование оценивается по гарантийному обслуживанию, совместимости с существующими системами и энергоэффективности. Здесь обязательны технические паспорта, разрешения и подтверждение соответствия международным и российским нормативам.
Услуги: от уборки и питания до IT‑поддержки требуют подтверждения квалификации персонала, наличия лицензий и страховых полисов. Поставщикам полезно заранее прописать в предложении ключевые показатели эффективности (KPI), которые позволят объективно оценить качество выполнения работ и выстроить долгосрочное партнёрство.
Итог
Участие в тендерах для гостиниц — это одновременно вызов и возможность для поставщиков. С одной стороны, процедура требует строгого соблюдения регламента, глубоких знаний рынка и готовности конкурировать по цене. С другой — открывает доступ к стабильным заказам, укрепляет репутацию и позволяет масштабировать бизнес в перспективном сегменте.
Для отельеров тендеры остаются надежным инструментом контроля бюджета и качества сервиса. Грамотно организованные закупки снижают операционные риски, обеспечивают бесперебойность поставок и поддерживают высокий уровень обслуживания гостей.