Открытие отеля – сложный многоэтапный процесс. Грамотная комплектация номеров и зон влияет на комфорт гостей, репутацию и рентабельность. Ошибки ведут к переплатам, задержкам и негативным отзывам. В статье разберем, как укомплектовать отель, избежать ошибок и оптимизировать бюджет. Вы получите практический план и чек-лист для сметы.
Почему комплектация отеля – основа успешного старта?
Первое впечатление гостей формируется в номере и общественных зонах. Недостаток или низкое качество предметов снабжения (постельное белье, полотенца, средства гигиены, техника) приведет к негативным отзывам и потере клиентов. Ошибки в закупках – причина роста затрат и задержек запуска.
Шаг 1: Определение концепции и целевой аудитории отеля
Прежде чем закупать хоть одну подушку, четко сформулируйте концепцию вашего отеля и поймите, для кого он создается. Это фундамент для всех последующих решений по комплектации.
Какой отель открыть? Варианты и их влияние на закупки:
Бутик-отель: уникальный дизайн, премиальный текстиль, авторская косметика
Мини-отель: функциональность, оптимальное соотношение цены/качества
Загородный отель: прочность мебели, уличная мебель (шезлонги, зонты)
Отель на море: устойчивость к влаге/соли, фены, сушилки, пляжные полотенца
Спа-отель: спецоборудование, махровая продукция, косметика, халаты премиум-класса
Хостел: практичность, компактные решения (многоярусные кровати)
Шаг 2: Разработка детального плана комплектации
Комплектация номеров:
Мебель: кровати (матрасы, основания), тумбочки, шкафы/гардеробные, столы/парты, стулья/кресла, диваны (при наличии), зеркала, системы хранения багажа.
Текстиль: постельное белье – минимум 3 комплекта на койко-место , одеяла, подушки, покрывала/пледы, полотенца – минимум 3-4 комплекта на номер , шторы, коврики.
Техника: телевизор, мини-бар, чайник/кофемашина, телефон, фен, кондиционер/вентилятор, сейф, утюг и гладильная доска (в номере или на этаже).
Сантехника и аксессуары: держатели для полотенец, туалетные бумагодержатели, стаканы, корзины для мусора, коврик в ванную.
Расходные материалы: туалетная бумага, мыло, шампунь, кондиционер, гель для душа, губка/мочалка, шапочка для душа, наборы швейные, чистящие салфетки, кофе/чай/сахар, бутилированная вода.
Комплектация общественных зон:
Ресепшен: стойка, компьютеры, принтеры, зона ожидания (диваны, кресла, столик).
Зоны питания (ресторан, бар, лобби-бар): столы, стулья/кресла, серванты, барные стойки, стулья, посуда (тарелки, бокалы, столовые приборы), текстиль (скатерти, салфетки), оборудование для кухни (если свое производство).
Конференц-залы/Бизнес-центр: столы, стулья, проектор, экран, флипчарт, маркеры, системы видеоконференцсвязи, канцелярия.
Холлы/Лобби: диваны, кресла, столы, журнальные столики, светильники, декор, стойки для багажа.
Хозяйственные помещения: уборочные тележки, пылесосы (обычные и моющие), ведра, швабры, щетки, стеллажи для хранения инвентаря и запасов, стиральные и сушильные машины .
Территория (для загородных/пляжных отелей): уличная мебель, оборудование для зоны BBQ.
Шаг 3: Расчет потребностей и формирование бюджета
Нормы запаса: определите минимально необходимый запас для бесперебойной работы. Для текстиля это обычно 3-4 полных комплекта на номер (1 в номере, 1 в стирке/ремонте, 1-2 на складе). Для расходников – запас на 1-2 недели. .
Составление сметы: на основе плана и норм. Учитывайте товары, доставку, НДС. Заложите резерв (10-15%).
Цены ниже производителя: работайте с B2B-магазинами с прямыми контрактами.
Возврат НДС: как юридическое лицо, вы можете вернуть до 20% затрат за счет НДС. Убедитесь, что поставщик предоставляет все необходимые закрывающие документы (акты, УПД).
Фокус на качестве: иногда менее раскрученные, но проверенные производители предлагают аналогичное качество по более выгодной цене.
Пакетные предложения: некоторые поставщики предлагают скидки на комплексные закупки.
Шаг 4: Выбор надежных производителей и поставщиков
Качество комплектующих напрямую влияет на срок службы, внешний вид номеров и удовлетворенность гостей. Как выбрать?
Специализация: ищите производителей и магазины, специализирующихся именно на гостиничном бизнесе
Ассортимент и гибкость: оцените широту ассортимента. Критически важна возможность заказать нужный товар под заказ, если его нет в наличии.
Условия работы:
Оплата по счету-оферте онлайн без согласований
Скорость доставки
Сертификаты качества, закрывающие документы
Шаг 5: Закупка, логистика и подготовка к запуску
Централизованная закупка: закупайте основные категории товаров (текстиль, мебель, технику, расходники) у одного или нескольких ключевых поставщиков. Это упростит логистику и согласование документов.
Своевременная доставка: учитывайте время на производство, доставку, сборку мебели, стирку и штрих-кодирование текстиля.
Приемка и складирование: организуйте процедуру приемки товаров: сверка с накладными, проверка качества и количества.
Маркировка и учет: внедрите систему маркировки текстиля и инвентаря (номера, штрих-коды) для упрощения учета.
Подготовка номеров: комплектация номеров после завершения всех ремонтных и уборочных работ.
Чек-лист: Что учитывать при составлении сметы на комплектацию отеля
Чтобы ничего не упустить и оптимизировать бюджет, используйте этот контрольный список при планировании закупок:
Концепция и ЦА: Учтена специфика? Соответствует ожиданиям гостей?
Номерной фонд:
Мебель (кровати, шкафы, столы)
Текстиль (белье, полотенца – 3-4 комплекта)
Техника (ТВ, холодильник, фен)
Расходники (косметика, туалетная бумага)
Общественные зоны:
Ресепшен, зоны питания, конференц-залы
Хоз. помещения, территория
Нормы запаса:
Запас текстиля / Расходников
Логистика:
Учтена доставка? Есть место для хранения
Оптимизация бюджета:
Цены ниже производителя
Возврат НДС
Оплата онлайн
Непредвиденные расходы:
Резерв (10-15%)
Начните экономить на комплектации уже сегодня
Комплектация отеля перед открытием – масштабная задача, но ее можно решить эффективно и без лишних затрат. Ключ к успеху – тщательное планирование, понимание специфики своего формата отеля и выбор правильных партнеров для закупок.
Изучите каталог TL.Market, воспользуйтесь консультацией наших специалистов по подбору оптимальных решений для вашего формата и бюджета. Сделайте закупки удобными, выгодными и надежными с TL.Market.