Закупка косметики для гостиниц — задача, где точный расчёт влияет и на бюджет, и на гостевой опыт. Излишки средств замораживают деньги и создают логистические проблемы, а нехватка сразу сказывается на уровне сервиса. Эта статья поможет отельерам и управляющим рассчитать точный объём закупок для нового или работающего отеля, используя практические методики и готовую формулу, предоставленную экспертами индустрии.
Зачем нужен точный расчёт
Расчёт потребности в косметических средствах — это часть операционного планирования. Слишком большой запас, сформированный «на глаз», приводит к нескольким негативным последствиям. Во-первых, он замораживает значительный объём оборотных средств, которые на этапе запуска или в низкий сезон можно было бы направить на более эффективные цели. Во-вторых, большие складские запасы усложняют управление и не позволяют быстро изменить концепцию или условия сервиса в ответ на тренды или отзывы гостей.
Недостаток косметики можно заметить сразу. Она напрямую ударяет по репутации отеля, формируя у гостей впечатление неорганизованности и экономии на самом необходимом. Поэтому оптимальная стратегия — закупка с небольшим резервом, но на основе чётких прогнозов и математических расчётов.
Переменные для расчёта
Прежде чем приступить к подсчётам, необходимо определить несколько ключевых переменных – управленческих показателей, от точности которых зависит итоговый результат.
Первая переменная — средняя загрузка отеля (Occ, Occupancy) на планируемый период. Она выражается в процентах и показывает, какая доля номеров будет занята в среднем за день. Для нового отеля этот показатель строится на основе маркетингового прогноза, для работающего берётся статистика за аналогичный прошлый период (например, прошлый летний сезон).
Вторая переменная — средняя продолжительность проживания гостей. От этого зависит, как часто горничные будут пополнять косметику в номере. Чем дольше средний срок проживания, тем чаще гостю может потребоваться замена средств, даже если они не израсходованы полностью по стандартам уборки.
Третья важная составляющая — политика выкладки и пополнения, которая определяется внутренними сервисными стандартами отеля. Сюда входит решение о том, какое количество косметики считается стандартным набором на номер (например, два флакона шампуня) и как часто горничная обязана заменять средства: при каждой уборке, раз в два дня или только по мере полного использования.
Готовая формула для расчёта
Эксперты в операционном управлении отелями предлагают использовать для базового расчёта следующую формулу:
Необходимое количество единиц товара = Rooms × Occ × Days × DO / K, где
Rooms — общее количество номеров в отеле.
Occ — средняя плановая загрузка (в долях от единицы, например, 80% = 0.8).
Days — продолжительность периода, на который делается закупка, в днях (например, 30 дней для месяца).
DO (Double Occupancy) — среднее количество гостей в номере. Этот показатель можно также использовать для отражения политики выкладки (например, 2.0 — если выкладывается на двух гостей, 1.0 — если стандартный набор на номер, независимо от загрузки).
K — коэффициент частоты выкладки в днях. Если косметика пополняется раз в три дня, K=3; если при каждой ежедневной уборке, K=1.
Пример: Для отеля на 50 номеров с плановой загрузкой 70% при формировании заявки на месяц (30 дней) расчёт будет выглядеть так. Допустим, шампунь выкладывается по два флакона на номер (DO = 2.0) и пополняется горничными раз в два дня (K = 2). Подставляем значения: 50 номеров × 0.7 (загрузка) × 30 дней × 2.0 гостя / 2 дня = 1050 флаконов шампуня на месяц.
Учёт особенностей отеля и сезонности
Расчёт по формуле даёт надёжную базовую цифру, но её необходимо корректировать под конкретные условия. Главный корректирующий фактор — категория отеля, которая напрямую определяет не только качество, но и состав набора косметики.
Отели 3* базовый набор: шампунь, гель для душа, мыло.Часто используется упаковка саше или небольшие флаконы 20-30 мл.
Отели 4* базовый набор + кондиционер для волос, лосьон для тела, иногда зубной набор и бритвенные принадлежности.
Отели 5* и бутик-отели комплектуют номера расширенным набором премиальной косметики, часто в больших флаконах (50-100 мл) или фирменных дозаторах. Это напрямую влияет на объём закупок и стоимость.
Другой важный нюанс — сезонность. Для курортных отелей расчёт ведётся отдельно для высокого и низкого сезона с разными показателями загрузки (Occ) и продолжительности проживания (Days). Также следует заранее планировать логистику: процесс поставки, особенно брендированной косметики, может занимать от одного месяца и более, поэтому заказ на летний сезон нужно размещать уже весной.
К выбору самого ассортимента также стоит подходить стратегически. Сегодня рынок предлагает широкий ассортимент товаров для отеля: от классической масс-маркет косметики для гостиниц до профессиональной мезо косметики для гостиниц (Meso) и авторских парфюмированных линеек от брендов, специализирующихся на сегменте HoReCa, таких как Lucio косметика для отелей или Utuya косметика для отелей.
Для новых отелей, у которых нет исторических данных, рекомендуется закупить объём, покрывающий первый месяц работы с учётом прогнозируемой неравномерной загрузки, плюс создать «неприкосновенный запас» на дополнительную неделю работы при 100% загрузке.
Оптимизация расходов
Помимо точного расчёта, снизить затраты на косметику для отелей помогают современные методы.
Диспенсеры вместо флаконов. Переход на настенные дозаторы для шампуня, геля и кондиционера — один из самых эффективных способов экономии. Исследования показывают, что это может сократить расход мыла до 80% по сравнению с одноразовыми кусковыми брусками. Это также экологичный тренд, всё более ценимый гостями.
Работа с объёмами. Крупные отели могут закупать косметику для гостиниц и отелей в канистрах на 5 литров для заправки дозаторов или заказывать контрактное производство собственной торговой марки (СТМ), что в перспективе значительно снижает себестоимость.
Тестирование образцов и гибкие закупки. Перед крупной закупкой обязательно тестируйте образцы шампуня для отелей, геля для отелей, мыла для гостиниц и лосьона для тела для отелей от разных поставщиков. Сотрудничая с профильными маркетплейсами, такими как TL.Market, можно закупать проверенную отельерами продукцию по прямым контрактным ценам, начиная с небольших партий.
Практические шаги для планирования закупок
Вот краткий гайд, который поможет вам организовать весь процесс закупок косметики:
Соберите исходные данные: количество номеров, прогноз загрузки, стандарты пополнения косметики, статистику прошлых периодов (если есть).
Определите ассортимент: составьте чек-лист косметики для каждого типа номера, исходя из звёздности отеля.
Примените формулу: рассчитайте потребность по каждой позиции (шампунь, гель, мыло и т.д.) на планируемый период.
Добавьте страховой запас: обычно 10-20% от рассчитанного объёма для компенсации возможных колебаний загрузки или задержек поставки.
Выберите поставщика: запросите образцы, условия и сроки поставки. Учитывайте, что изготовление и доставка брендированной косметики могут занимать 1-2 месяца.
Наладьте учёт: внедрите систему контроля остатков на складе и чёткие стандарты списания для горничных, чтобы избежать нецелевого использования.
Расчёт потребности в косметике — это управленческий навык, который помогает избежать лишних расходов и поддерживать высокий стандарт сервиса. Использование точной формулы, учёт специфики отеля и грамотное планирование закупок предоставляют гостям всегда всё необходимое, а администрации чёткий контроль над одной из значимых статей операционных затрат.
