Что такое PMS и зачем она нужна отелю?

PMS (Property Management System) — это комплексная система управления гостиничным бизнесом, которая автоматизирует все ключевые процессы работы отеля. PMS позволяет контролировать бронирования, управлять номерным фондом и персоналом, вести финансовую отчетность и обеспечивать высокий уровень сервиса для гостей.

Если раньше отели работали с бумажными журналами и таблицами, то сегодня PMS полностью автоматизирует эти процессы. Система исключает человеческие ошибки — больше нельзя случайно продать уже занятый номер или потерять данные о бронировании. Все операции происходят в одной программе, что ускоряет работу и повышает качество обслуживания гостей.

Как работает PMS: основные возможности системы

Чтобы понять ценность PMS системы для отеля, важно разобраться в ее ключевых функциях. Современная система управления отелем охватывает все этапы работы с гостем — от момента бронирования до выезда. Она служит единым центром управления, где стекается информация из всех отделов, что позволяет координировать работу администраторов, горничных, службы приема и других сотрудников. Рассмотрим основные возможности, которые делают PMS незаменимым инструментом для любого отеля.

• Управление бронированиями. PMS получает данные о бронированиях через интеграцию с системой управления каналами (Channel Manager), которая синхронизирует информацию со всех каналов бронирования: с сайта отеля и других площадок. Когда номер бронируют через любой канал, он мгновенно помечается как занятый во всей системе. Это исключает ситуации двойного бронирования и упрощает работу администраторов.

• Контроль номерного фонда. Современная PMS-система обеспечивает полный контроль над номерным фондом и ключевыми показателями отеля в режиме реального времени. Система автоматически отслеживает статус каждого номера — "свободен", "занят", "требует уборки" или "на обслуживании" — и предоставляет эту информацию всем сотрудникам. Администраторы видят общую картину загрузки отеля, а горничные получают автоматические задания через специальный модуль уборки, что значительно ускоряет подготовку номеров к заселению. Кроме оперативного управления, PMS предлагает аналитические инструменты. В системе доступны дашборды с ключевыми метриками эффективности: ADR (средняя цена номера), RevPAR (доход на доступный номер) и OCC (процент загрузки отеля).

• Работа с гостями. При заселении система хранит всю информацию о госте: паспортные данные, предпочтения, историю предыдущих визитов. Это позволяет предоставлять персонализированный сервис. При выезде PMS автоматически формирует счет с учетом всех дополнительных услуг.
  
  

Преимущества использования PMS в отеле

Эффективность работы отеля начинается с грамотной организации процессов. PMS система становится тем инструментом, который одновременно улучшает работу персонала и дает владельцу полный контроль над бизнесом. Рассмотрим ключевые преимущества для каждой группы пользователей.

Интеграция PMS с другими системами: расширяем возможности отеля

Современная PMS-система служит центральным узлом для интеграции всего технологического стека отеля. Ее связь с Channel Manager обеспечивает автоматическую синхронизацию номерного фонда и цен со всеми каналами бронирования, предотвращая двойные продажи и оптимизируя загрузку.

Интеграция с CRM-системами и программами лояльности позволяет создавать единую базу гостей, отслеживать историю бронирований и предпочтения клиентов, что дает возможность формировать персонализированные предложения и повышать лояльность.

Для эффективного управления доходами PMS соединяется с аналитическими инструментами и RMS-системами (Rate Shopper), которые предоставляют данные для анализа конкурентной среды и формирования динамической ценовой стратегии.

Также PMS интегрируется с различными модулями. Наиболее популярные из них:

- Модуль уборки для координации работы горничных и контроля качества подготовки номеров

- Модуль регистрации для автоматической передачи данных в МВД согласно законодательным требованиям

- Системы электронных ключей для более простого и быстрого заселения гостей

Операционная интеграция с POS-терминалами обеспечивает автоматический учет расходов гостей в ресторанах и барах, а связь с бухгалтерскими программами (1С) исключает дублирование данных и ошибки в финансовой отчетности.

Такой комплексный подход создает единую цифровую экосистему, где все компоненты работают согласованно, Облачные PMSобеспечивая максимальную эффективность операционной деятельности и повышая качество гостевого сервиса.

Какие бывают PMS системы

При выборе системы управления отелем важно понимать, что все PMS решения можно разделить на два основных типа, которые принципиально отличаются по способу установки, модели оплаты и условиям использования. От правильного выбора типа системы зависит не только удобство ежедневной работы, но и первоначальные инвестиции, и дальнейшие эксплуатационные расходы отеля. Давайте разберемся в особенностях каждого типа систем.

Внедрение PMS системы кардинально меняет подход к управлению отелем. От простой автоматизации бронирований до комплексной аналитики бизнес-процессов — современные PMS системы охватывают все аспекты работы гостиницы.